INBOX ZERO

Jeder kennt sie und jeder bekommt sie, die E-Mail! Und ich muss jetzt endlich einmal was dazu sagen. INBOX ZERO ist das Ziel und ich will euch mal aufschreiben, wie ich mit meinen E-Mails umgehe. Es gibt da nämlich die Sorte Menschen, denen es völlig egal ist, wie viele E-Mails in ihrem Posteingang sind. Meine Arbeitskollegen zum Beispiel. Die haben da 1000 E-Mails im Posteingang und markieren gelesene wieder als ungelesen, damit sie sie nicht vergessen. Schlimm! Mein Ziel ist es, meinen Posteingang am Ende des Tages mit „Keine neuen E-Mails“ zu schließen.

Inbox Zero

Ich leite alle meine E-Mails durch GoogleMail hindurch. Das hat den Vorteil, dass ich mit der E-Mail Adresse antworten kann, an die die E-Mail geschickt wurde. Dazu müsst ihr die E-Mails an die GoogleMail Adresse weiterleiten und in GoogleMail einen Alias einrichten. Das Ganze noch bestätigen und fertig.

Am iMac habe ich lange Mail.app benutzt, aber das sagt mir nicht mehr wirklich zu. Ich konnte mich einfach nicht an die Tastenkombinationen gewöhnen. Und so benutze ich entweder Sparrow oder die GoogleMail Webansicht, die viele entscheidende Vorteile bieten.

Mein Workflow:

  1. Ich benutze das Webinterface mit Tastaturkürzeln
  2. Benutzte M wie ‚mute‘ (ignorieren), und das häufig.
  3. Dein Ziel ist es, die Inbox zu leeren. Du sollst keine E-Mails bearbeiten oder so, einfach nur Inbox leeren. Treffe fur jede E-Mail in deinem Posteingang folgende Entscheidung
    • Ignoriere die Konversation: drücke ‚m‘
    • Lese die E-Mail und Archiviere sie, drücke ‚e‘
    • Wenn Du sie in weniger als 30 Sekunden beantworten kannst, dann DIFN und druecke ‚e‘.
    • Wenn Du mehr als 30 Sekunden benötigst, markiere die E-Mail und dann sofort archivieren, drücke ’s‘ und dann ‚e‘, sofort!
    • Wenn Du antwortest und beim schreiben bemerkst Du, du benötigst mehr Zeit, kein Problem, drucke TAB dann ’s‘ dann ‚e‘ um sie zu markieren und archivieren.

Mit diesen einfachen Regeln benötige ich weniger als 2 Minuten, um meinen Posteingang mit knapp 20 E-Mails zu leeren. ‚Whoo Whoo und was ist mit den markierten E-Mails‘, fragt ihr? Da komme ich jetzt zu. Denn ich habe immer noch eine Todo-Liste, die Liste mit den markierten E-Mails.

  1. Der Ordner mit den markierten E-Mails ist mein eigentliches Zuhause. Durch Drücken von ‚g‘ und ’s‘ wird er aufgerufen. Ganz einfach. Ihr habt Zeit, jetzt wo der Posteingang leer ist.

  2. Von Zeit zu Zeit solltet ihr aber doch in euren Posteingang gucken. Nicht zu oft, vielleicht einmal die Stunde, vielleicht alle 2 Stunden. Drückt ‚g‘ und ‚i‘. Nichts drin? Alles klar zurück zu den markierten E-Mails mit ‚g‘ und ’s‘. Ihr bekommt viele E-Mails in denen nur kurze Statements gefordert werden? Kein Problem, öffnen, in weniger als 30 Sekunden antworten, archivieren! BAM fertig. Ihr sollt euren Posteingang nicht einfach nur kontrollieren, sondern dann auch gleich die E-Mails dort wegsortieren. Allerdings auch nur dann, wenn ihr gerade keine andere E-Mail bearbeitet. Das klingt schwierig, zahlt sich aber aus. Denn wenn ihr das nächste Mal den Posteingang öffnet, dann befinden sich vielleicht ein, zwei oder 5 E-Mails darin. Und das Sichten geht jetzt sehr schnell.

  3. Am Ende des Tages solltet ihr vielleicht noch vier E-Mails in diesen beiden Ordnern haben. Immer mit dem Ziel: ZERO INBOX! Benutzt die Tastenkürzel dafür ‚gi’/’gs‘ um hin und her zu wechseln.

  4. Die goldene Regel: Wähle eine markierte E-Mail und bearbeite sie, nicht mehr!

    Wenn Du damit fertig bist, entferne die Markierung, drucke ‚y‘.

Das ist auch schon alles. Es funktioniert, wirklich! Auch wenn ihr die Tastenkürzeln anfangs vielleicht nicht immer parat habt, so spart ihr damit auf Dauer wirklich Zeit.

Was ihr nicht machen solltet:

  1. Niemals eine E-Mail wieder als ‚ungelesen‘ markieren. Ich habe das früher auch immer getan. „Ja die E-Mail kenne ich, ist als ungelesen markiert, muss ich also noch was mit machen“. Vergesst es. Wie viele Inhalte und ungelesene E-Mails könnt ihr euch merken, bevor Ihr den Überblick verloren habt? Markiert die E-Mail, ein Stern ist dafür als ausreichend. Doch auch hier bestätigen Ausnahmen die Regeln: Wenn ihr eine E-Mal sichtet und noch entscheiden müsst: Archivieren oder Markieren, und etwas wirklich Wichtiges passiert und Euren Arbeitsplatz verlassen müsst, dann setzt sie auf ‚ungelesen‘ zurück. Ihr habt sie ja nicht (komplett) gelesen.

  2. Setzt GoogleMail auf ‚Classic Ansicht‘. Benutzt nicht diese neue Ansicht mit den Prioritäten und der ‚Wichtig‘ Markierung. Öffnet dazu die Einstellungen, Posteingang und die ‚Art des Posteinganges‘ auf ‚Klassisch‘ setzen und die ‚Wichtigkeitsmarkierungen‚ entfernen.

  3. Schaltet Push-Notifications ab. Wirklich! Ihr wollt eure E-Mails dann lesen, wenn Ihr es wollt und Ihr die Zeit dazu habt und nicht wenn irgendein dahergelaufener Newsletter-Spammer euch eine neue E-Mail geschickt hat. Jede Unterbrechung, die euch einen Blick auf euer Smartphone werfen lässt, bringt euch aus dem Konzept und die Bearbeitung der aktuellen Sache verzögert sich. Ihr entscheidet, wann Ihr eure E-Mails lest, Punkt.

Das »Warum«

Ich habe bis Ende letzten Jahres auch nach dem Prinzip gearbeitet, alles, was in der Inbox ist, ist Zeug, was ich noch machen muss. Natürlich habe ich auch gelöscht und archiviert, allerdings bin ich immer wieder durch neu eintreffende E-Mails abgelenkt worden. Man schriebt etwas und dann, plötzlich, „oh eine neue E-Mail, schnell mal reingucken, ja klar, antworten, abschicken“ – mmmhhh – „was habe ich gerade noch geschrieben?“ Das funktioniert auf Dauer nicht. In meinem Posteingang haben sich immer mehr E-Mails angesammelt, gelesene, ungelesene, markierte und automatisch als wichtig gekennzeichnet. Das wurden irgendwann so viele, dass ich mehr damit beschäftigt war, darüber nachzudenken, welche der E-Mails wirklich wichtig sind, welche ich schon gelesen und auf ungelesen zurückgesetzt habe, in welchem Ordner ich diese E-Mail am besten ablege und wie ich den ganzen Scheiß einfach loswerde. Ich war kurz davor, einfach alle E-Mails zu löschen! Geht aber auch nicht, oder? Also brauchte ich ein besseres System.

Es kommt nicht von ungefähr, dass in der letzten Zeit immer mehr Dienste, Tools und Apps auftauchen, die Euch dabei helfen wollen, eure E-Mails zu bändigen. Das mag ja alles schön und gut sein, doch wenn wir wirklich ehrlich sind, braucht ihr diese Apps wirklich? Natürlich werde ich Mailbox oder ausprobieren, wenn ich denn endlich darf. Aber ob es meine Arbeitsweise mit E-Mail verändern wird? Ich weiß es noch nicht. Die bisherigen Berichte haben mir teilweise wirklich gut gefallen. Einziger Kritikpunkt: Der gesamte Mail-Verkehr läuft über den Server von Mailbox.app.

Allerdings bin ich nicht der Einzige der sich zu dem Thema Gedanken gemacht. Eigentlich habe ich die für mich besten Dinge zusammengesucht und umgesetzt. Und das funktioniert seit ein paar Monaten wirklich gut. Ihr findet hier, hier, und hier, hier und auch hier noch mehr Informationen zum Thema Inbox Zero.

Mit diesen Regeln bin ich auf dem guten Weg zum ‚Google Mail-Meister‚. Fangt noch heute damit an und werdet ebenfalls ein Gmail-Ninja! Ich zumindest habe so viel Zeit gewonnen, dass nun wirklich mehr Zeit für andere Sachen habe.

mfgcb

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